Démo en ligne du système Google Search Appliance

Présentation générale
En tant que société phare dans le domaine de la technologie médicale, avec environ 8 milliards de dollars de revenus par an, Medtronic permet aux médecins de développer des solutions complètes adaptées aux maladies chroniques et aux troubles mettant en danger la vie de leurs patients, tels que pathologies cardiaques, troubles neurologiques et maladies vasculaires. Chaque année, 2,5 millions de patients bénéficient de leur travail.

Pour progresser, les 30 000 employés de Medtronic, et en particulier les chercheurs scientifiques et les ingénieurs, doivent avoir connaissance de leurs projets respectifs. La méthode : ils doivent tous avoir accès aux informations internes importantes, telles que les publications, les extraits de journaux médicaux récents et les présentations.

Exposé de la situation
Jusqu'à présent, le système de recherche en vigueur chez Medtronic s'appuyait sur des requêtes SQL disparates dans leur intranet qui comporte environ 80 000 documents HTML, PDF et Microsoft Office hébergés sur un serveur unique. Cette méthode était extrêmement impopulaire, car elle manquait totalement de souplesse, obligeant les utilisateurs à limiter la recherche à un seul terme à la fois, et ce pour des résultats de piètre qualité. Les employés de Medtronic commençaient à exprimer leur exaspération et leur frustration de devoir rechercher les informations via des requêtes distinctes pour obtenir en retour des résultats imprécis ou non pertinents.

On ne saurait trop insister sur l'importance d'assurer l'accès des employés de Medtronic aux informations internes dont ils ont besoin. Les équipes de techniciens et de chercheurs doivent pouvoir consulter les données les plus récentes pour connaître les dernières avancées et être ainsi à même de développer des produits et traitements de pointe pour leurs clients. C'est à Nathan Ahlstrom, responsable IT au service recherche de Medtronic, qu'a été attribuée la responsabilité de fournir à tous les employés une solution de recherche unifiée.“

Il fallait trouver une nouvelle solution capable de faire des recherches sur tout le site Web et de traiter des requêtes de longueurs variables. « Je m'efforçais de trouver un système de gestion des connaissances techniques qui éviterait de refaire ce qui a déjà été fait et encouragerait la collaboration entre les différents bureaux et groupes au sein de la société », se souvient Nathan.

“« Avant l'installation de Google Search Appliance, notre intranet était constitué principalement d'une bibliothèque d'informations techniques et médicales et d'un portail d'informations techniques. Nous souhaitions améliorer la collaboration entre les employés en publiant en ligne un bulletin d'informations interne qui s'articuleraient principalement autour des employés et de leurs projets, mais pour cela, la condition préalable était de disposer d'une méthode unifiée permettant à chacun de faire des recherches. Pourquoi des articles si personnels et les biographies d'employés ? L'idée sous-jacente était d'éviter de faire le même travail deux fois. Grâce à ces articles, les gens sauraient vers qui se tourner pour avoir les dernières informations sur un sujet et pourraient consulter les présentations et publications des autres employés », dit-il.

Pendant cette redéfinition de système de gestion des connaissances, il fallait que scientifiques et ingénieurs aient accès aux articles des derniers journaux médicaux et publications techniques sur l'intranet de la société. Il était également essentiel que si des informations clés telles que les dernières découvertes sur une maladie ou de récents développements technologiques étaient absentes, elles puissent être publiées rapidement et facilement.

Solution

C'est en surfant sur le site Web de Google que Nathan a découvert l'existence du système Google Search Appliance. Conscient de la réputation de Google en matière de vitesse et de précision pour les recherches sur Internet, il a décidé d'en savoir plus sur ce produit. « Un certain nombre de nos chercheurs pratiquant la recherche sur intranet et dans les bases de données étaient déjà familiarisés avec Google comme outil de recherche Web. Après m'être documenté sur Google Search Appliance, j'ai pris contact avec le service des ventes et j'ai procédé à l'achat, car le système fonctionnait à merveille, le prix était correct et le moment était opportun », explique-t-il.

« Contrairement à d'autres solutions de recherche qui peuvent nécessiter des semaines d'installation et de déploiement avant d'être opérationnelles, avec Google Search Appliance tout a été rapide et facile », indique Nathan. « Le câble croisé était bien là dans la boîte. Je me suis juste précipité sur mon portable pour tout mettre en marche et le système était sur le réseau en une demi-heure. »”

Il ajoute à propos de l'installation : « L'intégralité de la procédure n'a pris que trois jours. J'ai mis le bébé dans mon bureau pendant une journée et demie pour qu'il puisse explorer notre contenu, après quoi je l'ai mis dans un rack dans la salle des serveurs. Au départ, il y avait une énorme masse de contenu à passer en revue, mais une fois terminées les explorations tests, je n'ai pratiquement plus eu à m'en occuper. Nos utilisateurs étaient déjà familiarisés avec Google, aussi nous a-t-il suffi d'ajouter le logo Google et le champ de recherche sur notre site Web pour être prêts. »”

Résultat
Depuis le déploiement du système Google Search Appliance en mai 2002, le trafic sur l'intranet de Medtronic a triplé pour monter à plus de 4 300 recherches par mois. Pour encore optimiser les efforts en matière de recherche, Nathan a installé les fonctions de correspondances et de synonymes dans les zones principales du site ; il a constaté que cette dernière fonction était très utile pour les noms de code de projet. La fonction de correspondances lui a également permis de mettre en évidence certaines informations listées que la société souhaite promouvoir, telles que certains journaux médicaux importants, en les plaçant au-dessus des résultats de recherche.

Les employés de Medtronic sont impressionnés par la pertinence et la rapidité d'affichage des résultats retournés par Google Search Appliance. Selon Nathan, « ce système permet aux utilisateurs de retrouver facilement les articles qu'ils ont publiés pour éviter de faire deux fois le même travail. Étant donné que nos employés ont enfin la capacité de fouiller leur base de données technique, ils peuvent s'assurer que l'intranet est à jour et contient bien les informations les plus récentes. » Depuis le déploiement du système Appliance, fini pour Nathan d'entendre les récriminations d'employés frustrés de ne pas parvenir à trouver les documents qu'ils cherchent. « Pas de nouvelles, bonne nouvelle ! », ajoute-t-il.

“Nathan poursuit : « Ça ne fait aucun doute, la possibilité d'embrasser globalement notre site est la caractéristique la plus époustouflante de Google Search Appliance. Les résultats sont phénoménaux. Ça m'amuse toujours lorsque l'écran indique que l'extraction des résultats a duré 0,1 seconde. Il ne nous a fallu que trois jours pour passer d'une situation où toute recherche était un parcours du combattant à la situation actuelle où c'est un jeu d'enfant. À l'exception de l'ajout épisodique d'une collection secondaire, le système fonctionne pratiquement tout seul. »”

À propos du système Google Search Appliance
Le système Google Search Appliance est une solution de recherche intégrée pour l'entreprise qui étend les possibilités de la technologie de recherche primée de Google aux intranets et aux sites Web. Ce système est disponible en trois modèles : le GB-1001 pour les services et les entreprises de taille moyenne, le GB-5005 pour les services de recherche spécialisés de haute priorité tels que les sites Web et les applications intranet à l'échelle de l'entreprise conçus pour communiquer avec la clientèle, et le GB-8008 pour les déploiements centralisés qui prennent en charge des divisions opérationnelles internationales.

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